【企業のお困りごとランキング第2位】社員の不正｜横領・情報漏えいの証拠をどう集めるのか

企業のお困りごとランキング第2位は、社員による不正です。

会社の売上や現金が合わない、経費が不自然に増えている、顧客情報が競合会社へ流れているなど、社員の不正は発見が遅れるほど被害が大きくなります。

長年勤務している社員や、経営者が信頼している幹部社員による不正も珍しくありません。

「長く働いているから大丈夫」「家族のような社員だから疑いたくない」という気持ちは理解できます。しかし、社員を疑うことと、会社の数字や事実を確認することは別の問題です。

大切な会社と、真面目に働いている他の社員を守るためにも、違和感を放置しないことが重要です。

企業で発生する社員不正の種類

社員の不正には、次のようなものがあります。

• 売上金や現金の横領
• 架空の経費請求
• 交通費や出張費の水増し
• 架空業者への支払い
• 取引先からのリベートやキックバック
• 商品や会社備品の持ち出し
• 顧客情報や営業秘密の持ち出し
• 退職前の顧客引き抜き
• 勤務時間中の無断副業
• 競合会社への情報提供
• 会社名義のカードの私的利用
• 勤怠記録の改ざん

不正の内容によって、必要な調査方法や証拠が異なります。

社員不正を疑う主な兆候

売上や在庫の数字が合わない

現金売上、在庫、仕入れ、請求額などに小さな差が繰り返し発生している場合は注意が必要です。

一度の入力ミスということもありますが、毎月同じ担当者の周辺で差額が発生している場合は、記録を整理して原因を確認する必要があります。

特定の業者との取引だけが増える

相場より高い価格で仕入れている、必要性の低い発注が続いている、特定業者への支払いだけが増えている場合、担当社員と業者の間に不適切な関係がある可能性があります。

担当者が見積書や請求書を他の社員に見せたがらない場合も注意が必要です。

生活が急に派手になる

給与水準から考えて不自然な高額品の購入や頻繁な旅行などが見られる場合、不正を疑うきっかけになることがあります。

ただし、生活が変化したという理由だけで不正と決めつけることはできません。家族の収入や相続などの可能性もあるため、客観的な証拠による確認が必要です。

退職前に大量のデータへアクセスする

退職予定の社員が顧客名簿、見積書、取引先情報などを大量に閲覧・保存している場合、情報の持ち出しに注意が必要です。

USBメモリ、個人のメール、クラウドサービス、スマートフォンなどを利用して情報が持ち出される可能性があります。

IPAも、組織内部者による情報漏えいへの対策として「組織における内部不正防止ガイドライン」を公開しています。IPA・内部不正防止ガイドライン⁠

疑いだけで社員を問い詰めてはいけない

不正の疑いがある段階で本人を問い詰めると、証拠を削除されたり、関係者と口裏を合わせられたりする可能性があります。

また、十分な証拠がないまま犯人扱いすると、会社側が名誉や労務上の問題を問われる恐れもあります。

まずは誰が、いつ、どこで、何をしたのかを整理します。

• 不自然な取引が始まった時期
• 金額と回数
• 関与している可能性がある人物
• 使用された会社口座やカード
• 関係する取引先
• 保管されている書類
• 防犯カメラや入退室記録
• 業務用端末の利用記録

社員不正で必要になる証拠

会社が懲戒処分、損害賠償請求、刑事告訴などを検討する場合、客観的な証拠が必要です。

単なる噂や他の社員の印象だけでは、不正の事実を立証することが難しい場合があります。

証拠として検討されるものには、次のようなものがあります。

• 会計資料・帳簿
• 請求書・領収書
• 銀行口座や法人カードの記録
• 電子メールや業務上のチャット
• 入退室記録
• 防犯カメラ映像
• 業務用パソコンのアクセス記録
• 対象社員の行動記録
• 取引先との接触状況
• 関係者への聞き取り内容

会社のパソコンやメールを確認する場合でも、就業規則、社内規程、プライバシー、調査目的などに配慮しなければなりません。

社員の監視やデータ確認を行う際は、必要に応じて弁護士や専門業者と連携し、適法な範囲で進める必要があります。

不正の証拠を集めた後の対応

調査によって不正の可能性が確認された後は、すぐに公開したり、社内全体へ知らせたりするのではなく、対応手順を検討します。

• 証拠の保全
• 被害金額の確認
• 関係者の範囲の特定
• 顧客や取引先への影響確認
• 弁護士・税理士などへの相談
• 本人への事情聴取
• 懲戒処分の検討
• 損害賠償請求
• 刑事告訴の検討
• 再発防止策の実施

経営者が感情的に動くと、重要な証拠を失う可能性があります。調査と法的判断を分け、順序を決めて対応することが大切です。

福岡で社員の不正調査なら帝国リサーチへ

帝国リサーチでは、福岡市博多区を拠点に、社員の横領、競業行為、顧客引き抜き、情報漏えい、無断副業などの社内不正調査に対応しています。

対象社員の行動確認、関係先との接触、会社外での活動などを記録し、写真や映像を含む調査報告書を作成します。

「まだ証拠はないが数字がおかしい」「退職予定の社員の動きが不自然」など、疑いの段階でもご相談いただけます。

社員本人へ確認する前に、まずは現在ある資料と状況を整理し、証拠を失わない方法を検討しましょう。